Overzicht bulk-facturatie
Met bulk-facturatie maak je in één keer facturen aan voor een groep leden. Je kunt bulk-facturatie gebruiken voor:
- Contributie — het systeem bepaalt zelf welke leden aan de beurt zijn, over welke periode en voor welk bedrag, op basis van de contributiestatus en het ingestelde contributieprofiel.
- Producten — factureer een specifiek product (zoals kampkosten of een groepsdas) aan alle leden of een selectie, ongeacht de contributiestatus.
Contributie factureren
Bij elke facturatieronde geef je een t/m facturatie datum op. Het systeem selecteert automatisch alle lidmaatschappen waarvan de volgende factuurdatum op of vóór die datum valt. Per lidmaatschap worden één of meer factuurregels aangemaakt, afhankelijk van hoeveel volledige contributieperioden er in die periode vallen.
De facturatiestatus — tot wanneer er al gefactureerd is en wanneer de volgende factuur gepland staat — wordt per lidmaatschap bijgehouden. Zo weet het systeem altijd precies waar het is gebleven.
Producten factureren
Bij het factureren van een product selecteer je een product uit de lijst en geef je aan voor welke speltakken of leden je wilt factureren. Het systeem maakt voor elk geselecteerd lid één factuurregel aan met het product en het bijbehorende bedrag. Er is geen t/m datum nodig — elk geselecteerd lid krijgt de factuur.
Producten stel je in via Organisatie > Inschrijfgeld en producten.
Wat je van tevoren instelt voor contributie
Voordat je contributie via bulk-facturatie factureert, stel je via jouw naam > Organisatie het volgende in:
- Contributie startdatum – de datum vanaf wanneer Scouting Collect contributie factureert voor jouw organisatie.
- Standaard contributieprofielen per speltak – welk contributieprofiel standaard geldt voor lidmaatschappen in een speltak.
- Standaard contributieprofielen per rol – welk contributieprofiel standaard geldt voor leden met een bepaalde rol.
- Per contributieprofiel: de frequentie, het bedrag en de manier waarop perioden worden berekend.
Zie Contributieprofiel bepalen voor de prioriteitsvolgorde waarmee het systeem het juiste profiel kiest.
De wizard stap voor stap
De bulk-facturatie verloopt via een wizard:
- Kies een naam voor de ronde en selecteer de speltakken of leden.
- Kies wat je wilt factureren: contributie (met t/m datum en optioneel inschrijfgeld) of een product.
- In de controlestap zie je een voorbeeldoverzicht van alle factuurregels die aangemaakt gaan worden.
- Na akkoord maakt het systeem de facturen aan.
- Als alles klaar is, zie je een resultaatoverzicht met het totaalbedrag en eventuele uitzonderingen.
- Daarna verstuur je de facturen naar de leden via de conceptfacturenlijst. Zie Facturen verzenden.
Zie Wizard uitvoeren voor een gedetailleerde uitleg per stap.
Aansluitende lidmaatschappen
Als een lid wisselt van speltak maar hetzelfde contributieprofiel behoudt, behandelt het systeem de twee aansluitende lidmaatschappen als één doorlopend traject. Er wordt dan één factuurregel aangemaakt die de grens tussen de twee lidmaatschappen overschrijdt.
Een factuurregel kan gekoppeld zijn aan meerdere lidmaatschappen. Dit is normaal gedrag wanneer twee aansluitende lidmaatschappen samenvallen in één contributieperiode.