Wizard uitvoeren
De bulk-facturatie verloopt via een wizard. Je doorloopt de stappen één voor één en krijgt vóór het aanmaken van de facturen een volledig overzicht van wat er gaat gebeuren.
Stap 1 – Instellingen
Ga naar Facturatie > Bulk-facturatie. Kies een naam voor de facturatie ronde en welke speltakken of leden je voor wil factureren.
Stap 2 – Kies wat je factureert
Kies wat je wilt factureren: contributie of een product.
Contributie
Vul de t/m facturatie datum in. Het systeem selecteert alle lidmaatschappen waarvan de volgende factuurdatum op of vóór deze datum valt.
Als je naast contributie ook inschrijfgeld wilt meenemen voor nieuwe leden, schakel dat dan hier in. Het inschrijfgeld wordt als aparte factuurregel toegevoegd voor leden die voor het eerst via Scouting Collect gefactureerd worden en waarvan het lidmaatschap gestart is op of na de contributie startdatum van de organisatie.
Product
Selecteer het product dat je wilt factureren. De keuze is beperkt tot de producten die je hebt aangemaakt via Organisatie > Inschrijfgeld en producten. Het systeem maakt voor elk geselecteerd lid één factuurregel aan met de naam, omschrijving en prijs van het product. Er is geen t/m datum — elk lid in de selectie ontvangt de factuur.
Stap 3 – Controleer de instellingen
In deze stap zie je een volledig overzicht van wat het systeem gaat aanmaken. De stap bestaat uit twee delen. Controleer of de ingestelde contributie startdatum en de standaard contributieprofielen per rol correct zijn.
Te genereren factuurregels
De tabel toont één regel per te factureren periode. Als voor een lidmaatschap meerdere perioden worden gefactureerd, verschijnt het lid meerdere keren.
De tabel bevat de volgende kolommen:
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Lid | Naam van het lid |
| Speltak | Speltak van het lidmaatschap. Bij twee aansluitende lidmaatschappen worden beide speltakken getoond, gescheiden door een pijl: Welpen → Scouts |
| Omschrijving en periode | De omschrijving zoals die op de factuur komt te staan en de te factureren periode in de vorm [startdatum] t/m [einddatum] |
| Contributieprofiel | Het van toepassing zijnde profiel, inclusief de bron (bijv. standaard rol of standaard speltak) |
| Bedrag | Het te factureren bedrag voor deze periode |
Aansluitende lidmaatschappen
Als twee aansluitende lidmaatschappen hetzelfde contributieprofiel hebben, maakt het systeem één factuurregel aan die de grens tussen de twee lidmaatschappen overschrijdt. In de tabel zie je dit aan de pijlnotatie in de kolommen Speltak en Lidmaatschap. Klik op het ⓘ-icoon naast de lidmaatschapsperiode voor een toelichting.
Niet gefactureerd - overgeslagen
In een tweede tabblad Overgeslagen staan de lidmaatschappen die worden overgeslagen. Per lidmaatschap wordt de reden weergegeven:
| Reden | Uitleg |
|---|---|
| Volgende factuurdatum ligt na de t/m facturatie datum | De contributie voor dit lidmaatschap is al bijgewerkt tot voorbij de opgegeven datum |
| Geen contributieprofiel ingesteld | Er is geen contributieprofiel gevonden op het lidmaatschap, de rol of de speltak |
| Contributie volledig gefactureerd | Het lidmaatschap heeft een einddatum en de contributie is al gefactureerd tot en met die einddatum |
Controleer de lijst met overgeslagen lidmaatschappen voordat je verdergaat. Als je een lidmaatschap onverwacht ziet staan, is er mogelijk een instelling die gecorrigeerd moet worden.
Facturen aanmaken
Als het overzicht klopt, klik je op Maak facturen. De wizard sluit en er verschijnt een voortgangsdialog. Zie Voortgang en resultaat voor wat er daarna gebeurt en Facturen verzenden voor het versturen van de aangemaakte facturen.
Nadat je op Maak facturen hebt geklikt, worden de facturen direct aangemaakt. Controleer het overzicht in stap 3 daarom zorgvuldig voordat je verdergaat.